תכנון חתונה או אירוע דומה היא משימה מורכבת יחסית, המצריכה מהמארגנים לפנות למספר ספקים לצורך הצלחתה.
על מנת להקל במעט, הכנו מדריך קצר שיסייע כיצד לבחור נכון רכב הסעות לאירוע.
לדעת כמות נוסעים מדויקת מבלי הצורך לנחש
כמות נוסעים מאפשרת לבחור את הרכב הנכון לצורך ההגעה למקום האירוע. חשוב להבין את הכמות המדויקת על מנת להתאים את הפתרון. ערכו רשימת מוזמנים וסננו את הפוטנציאלים להסעה. בחרו לקבל הצעת מחיר עבור הרכב הפוטנציאלי הקטן ביותר (מיניבוס עד 20 מקומות) וגם לרכב הגדול ביותר (אוטובוס 53 מקומות), וכך תגבילו או תגדילו את כמות המשתתפים בהסעה. זכרו – ההסעה ממומנת על ידכם לכן חשוב שלא להיגרר להוצאות מיותרות.
לבחור במקום אירוע מרכזי
אתם גרים בצפון ורוב המוזמנים שלכם בדרום? אתם עלולים להסתבך עם הסעה יקרה. חשוב לבחור במקום אירוע מרכזי, או סמוך לאזור ממנו רוב המוזמנים מגיעים. כך תבטיחו הסעה קרובה יחסית, ובמידה שיש מוזמנים מרוחקים יותר סביר כי לא יהיו רבים.
עשו סקר שוק
בחרו את הספק הנכון עבורכם מבחינת שירות ומחיר. מומלץ לעשות סקר שוק בין 3 חברות לכל היותר, ריבוי הצעות עשוי לבלבל ודווקא לפגוע ביכולת ההחלטה הנכונה עבורכם. לבסיס החלטתכם הוסיפו את מרכיב צי הרכבים, שכן חשוב שיהיה לחברה מגוון אפשרויות לספק לכם במקרה של תקלות בלתי צפויות.
ערכו קבוצה עם הפוטנציאלים להסעה
סמוך לאירוע ודאו כי כמות הנוסעים לא השתנתה. מומלץ לפתוח קבוצת וואטסאפ ובה לצרף את המשפחות והחברים הזקוקים להסעה. בחרו באפשרות סקר ובקשו מכולם להגיב. כך תדעו האם גדלה כמות המוזמנים שזקוקים להסעה או קטנה, ובכך לבחור לשנות רכב או להגדיל/ להוסיף בעת הצורך. רוב החברות מאפשרות לבצע שינויים בהסעות עד כ3 ימים לפני מועד הפעילות.